Datagedreven projectbeheersing: efficiënt en transparant
Bij het plannen, monitoren en beheren van projecten vertrouwen projectteams vaak op intuïtie en eerdere ervaringen. Dit zorgt niet altijd voor een efficiënte uitvoering en maakt toekomstvoorspellingen minder nauwkeurig. Bij datagedreven projectcontrols maak je gebruik van data om je project te beheersen. Hoe ziet zo’n datagedreven aanpak eruit en welke voordelen levert het op?
Wat houdt data driven project controls in?
Bij data driven werken verzamel je data in de organisatie en knoop je deze aan elkaar. Door hier analyses van te maken, krijg je inzicht in de voortgang, prestaties en risico’s van een project. Ook kun je nauwkeurige voorspellingen doen, bijvoorbeeld over hoeveel resources er nodig zullen zijn in een project en wanneer de hoogste pieken in de financiën plaatsvinden. Hier kunnen projectmanagers dan tijdig op inspringen en beter geïnformeerde besluiten nemen.
Voordelen datagedreven projectbeheersing
Bij traditionele projectbeheersing baseer je de planning en aanpak meestal op eerdere gelijksoortige projecten. Je doet dan de aanname dat het nieuwe project ongeveer hetzelfde zal verlopen als een eerder uitgevoerd project. Bij een data driven aanpak gebruik je actuele data, waardoor je je project veel nauwkeuriger kunt plannen en voorspellen. Dit brengt een aantal belangrijke voordelen met zich mee:
- Snellere besluitvorming: data-analyse biedt real-time inzicht, waardoor je sneller kunt reageren op kansen of afwijkingen.
- Betere risico-identificatie en -beheersing: data-analyse legt patronen en trends bloot, die je helpen om risico’s eerder te identificeren en te beheersen.
- Verhoogde efficiëntie: door continue optimalisatie en automatische monitoring zet je resources effectiever in.
- Transparantie en vertrouwen: data maakt de projectvoortgang en -resultaten inzichtelijker voor stakeholders.
Steeds meer organisaties data driven
Organisaties kiezen steeds vaker voor een data-driven aanpak vanwege de grotere complexiteit en snelheid van hun projecten. Het helpt ze om flexibeler, transparanter en efficiënter te werken. Ook draagt data-analyse bij aan betere klanttevredenheid en nauwkeuriger budgetbeheer. Dankzij de snelle technologische ontwikkelingen, zoals AI en big data, zijn tools en technologieën voor data-analyse een stuk toegankelijker geworden.
Aan de slag met data
Hoe verloopt het proces van het verzamelen en analyseren van data? Je start met het verzamelen van beschikbare data en je zorgt dat deze schoon en bruikbaar is. In organisaties die nog niet datagedreven werken kan dit een flinke uitdaging zijn. Soms is er weerstand en onduidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor welk stukje van de data. Als je alle data op orde hebt, ga je deze aan elkaar koppelen. Met een goede analysetool, zoals bijvoorbeeld Power BI, maak je analyses en geef je er duiding aan. Het is belangrijk om tijdens het project de data zorgvuldig te beheren en te blijven analyseren, zodat je snel kunt inspelen op veranderingen.
Betere besluitvorming binnen projecten
Een belangrijk voordeel van data driven project controls is dat besluitnemers beter geïnformeerde besluiten kunnen nemen. Hiervoor zijn duidelijke KPI’s en doelen nodig, bijvoorbeeld op het gebied van planningsefficiëntie, investeringsvolume en capaciteit. Met andere woorden: wat kost het, hoe lang duurt het en hoeveel mensen heb je nodig? KPI’s vind je meestal terug op een dashboard, bijvoorbeeld in de vorm van een cijfer of percentage. Om informatie uit de data helder over te brengen naar je publiek maak je gebruik van visualisatie. Zorg hierbij dat de bevindingen begrijpelijk zijn voor besluitvormers en projectmanagers. De verkregen inzichten koppel je direct aan KPI’s en projectdoelen, zodat het hele team begrijpt hoe de actiepunten bijdragen aan het projectresultaat.
Organisatie voorbereiden op datagedreven projectbeheersing
De overstap naar datagedreven projectbeheersing brengt verschillende organisatieveranderingen met zich mee. Het is een nieuwe manier van werken, waarbij je vaak te maken krijgt met een cultuuromslag. In onze volgende blog krijg je tips voor het voorbereiden van jouw organisatie op datagedreven werken.
Klik hier om deel 2 te lezen.
Klik hier om deel 3 te lezen.
