Datagedreven projectbeheersing in de praktijk

In onze vorige artikelen las je over wat datagedreven werken inhoudt en wat er in de organisatie voor nodig is. Hoe pas je dit alles toe in de praktijk en welke mogelijke obstakels kom je tegen?

De voordelen in de praktijk

Een datagedreven werkwijze in projectbeheersing biedt diverse voordelen: de voorspellingen worden beter, de processen efficiënter en de informatiestroom is transparanter. Je kunt het management laten zien waar de grootste pieken zitten, zodat zij weten hoeveel mensen ze nodig hebben. Een goed voorbeeld hiervan is een recent huisvestingsproject. Hier stonden verschillende teams ingepland voor alle faseringen, van ontwerp tot en met de uitvoering. Per fasering was er steeds een ander team dat in actie moest komen. De organisatie wilde weten hoeveel uren het zou gaan kosten, waar nog ruimte zat en waar de meeste capaciteit naartoe ging, en dat het liefst voor tientallen jaren vooruit. Dankzij data-analyse konden we dit inzichtelijk maken. Het bleek dat het uitvoerende team de komende vijf jaar teveel werk gepland had. De teammanager nam daarom nieuwe medewerkers aan en plande een aantal werkzaamheden verder vooruit. Maar toen kwam het team bij de ontwerpende partij in de problemen. Hun doorvoersnelheid was te laag, doordat hun capaciteit te laag was vergeleken bij de capaciteit van de uitvoerende partij. Ook daar konden teams toen actie ondernemen.

Vertrouwen creëren

Bij de start van datagedreven werken vrezen projectteams soms dat de nieuwe werkwijze extra veel tijd gaat kosten. Laat ze dan zien dat je de beheerstaken met behulp van AI grotendeels kunt automatiseren. Hierdoor houden projectmedewerkers juist meer tijd over voor andere taken. Soms vinden mensen de transparantie erg spannend en hebben ze het idee dat ze gecontroleerd gaan worden. Het is belangrijk om medewerkers zorgvuldig mee te nemen in de overgang en vertrouwen te creëren. Uit ervaring blijkt namelijk dat zodra projectteams eenmaal aan de slag zijn met data driven project controls, ze alleen maar de voordelen ervan ervaren. Zoals bijvoorbeeld de afname van het aantal overleggen met andere teams, doordat zaken aan de achterkant automatisch gaan en gegevens voor iedereen inzichtelijk zijn. Dit maakt ieders werk een stuk sneller, efficiënter en plezieriger.

De grootste obstakels

Naast weerstand is er soms onduidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor welke data. Je hebt altijd te maken met meerdere databronnen: een financieel specialist die een Excelsheet met kosten beheert, een planner met zijn eigen planning, iemand die zich bezighoudt met capaciteit en dan is er ook nog een risicomanager. Ook zijn er vaak andere datasets, zoals manplanning, waarbij het lastig is om het precieze eigenaarschap te achterhalen. Of locatiegebaseerde datasets, die gekoppeld zijn aan objecten. Hierin vind je informatie over deze objecten, inclusief de locaties waar de objecten zich bevinden. Het kost tijd om de inrichting van een informatielandschap te veranderen, als dit al langere op een bepaalde manier is ingericht.

Praktische tips

Hieronder vind je een paar handige tips voor als je start met datagedreven projectbeheersing:

• Zorg voor steun vanuit het management.
• Maak kleine stapjes, waardoor je mensen aangehaakt en enthousiast houdt.
• Richt een goede governance in.
• Maak de definitiebepalingen in alle systemen gelijk, om de waardes te kunnen koppelen
• Neem ruim de tijd voor de introductie en implementatie.

De toekomst van data en technologie in projectmanagement

We zien dat steeds meer organisaties met data aan de slag gaan. Het datagedreven werken wordt toegankelijker, want de meeste bedrijven kunnen makkelijk beschikken over dashboardtools, zoals Power BI. Dankzij machine learning maken we steeds betere voorspellingen over de toekomst. De techniek wordt toegankelijker en er is steeds meer data aanwezig in organisaties. Daarmee is het koppelen van verschillende bronnen gemakkelijker geworden. Internet of Things is ook een belangrijke trend. Er wordt meer gemeten, met als resultaat dat je veel data verzamelt waarmee je voorspellingen kunt doen. Binnen huisvestingsprojecten gebeurt dit al regelmatig.

De volgende stap

Organisaties die al goed op weg zijn met datagedreven werken kunnen vaak nog stappen maken op het gebied van databeheer. Het is belangrijk om data voor iedereen inzichtelijk en toegankelijk te maken en te houden, door informatie op een centrale plek te zetten waar iedereen bij kan. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan een sharepoint-omgeving. Een logische volgende stap zou kunnen zijn dat je bepaalde datasets aan elkaar knoopt en dat je op basis daarvan nieuwe subsets maakt en publiceert. Zo kunnen collega’s hier zelf hun analyses op maken.

Ook aan de slag met datagedreven projectbeheersing?

Wil je ook aan de slag met data om jouw projecten, programma’s en portfolio’s optimaal te beheersen? Met de adviseurs van Primaned Projectadvies ben je verzekerd van de juiste kennis en ervaring op het gebied van het optimaliseren van bedrijfsprocessen, implementatie van software, data-analyse en BI-dashboarding. Neem vrijblijvend contact op en ontdek wat Primaned Projectadvies kan betekenen voor jouw projectorganisatie.

Klik hier om deel 1 te lezen.

Klik hier om deel 2 te lezen.