Project, programma en portfolio: dit zijn de verschillen

Binnen projectmanagement onderscheiden we drie belangrijke begrippen: project, programma en portfolio. In de praktijk ontstaat regelmatig verwarring over deze termen. We noemen een portfolio vaak ten onrechte een programma. Ook ontstaat regelmatig verwarring over de begrippen project en programma. Het is belangrijk om de verschillen tussen deze concepten goed te begrijpen. In dit artikel ontdek je wat deze begrippen inhouden en hoe ze van elkaar verschillen.

Project of programma?

Een project is tijdelijk en heeft een duidelijk begin- en eindpunt. Daarnaast heeft een project een specifiek doel en beperkingen op het gebied van tijd, geld en resources. Denk aan de bouw van een schip, de aanleg van een viaduct of de bouw van een gebouw. Een programma bestaat uit meerdere gerelateerde projecten, die samen nodig zijn om een resultaat te bereiken. Een programma is tijdelijk, maar de begin- en einddatum zijn dynamischer dan bij een project. De beperkingen van een programma liggen op een hoger niveau dan bij een project. Een voorbeeld van een programma is het ontwikkelen van een serie schepen. Je gaat dan aan de slag met het ontwikkelen van software, het trainen van personeel, het realiseren van trainingsmiddelen en LCA/Logistics support. Ook de bouw van een nieuw ziekenhuis is een programma. Naast de bouw van het nieuwe gebouw gaat het ook om de ontwikkeling van een nieuw softwaresysteem en het herzien van werkprocessen. Dit zijn projecten die samen nodig zijn om te kunnen gaan werken in het nieuwe gebouw.

Portfolio als permanent onderdeel van de organisatie

Soms wordt er gedacht bij de term portfolio aan een opsomming van losse projecten. Het projectenportfolio is een verzameling van alle programma’s en projecten in een organisatie die bijdragen aan de strategische doelstellingen. De portfolio-organisatie is een permanent onderdeel van de organisatie en richt zich op de doelen voor de lange termijn. Met portfoliomanagement kijk je of de organisatie de juiste dingen aan het doen is om deze doelen te bereiken. Je gaat aan de slag met het optimaal beheren van resources en het prioriteren van alle projecten. Een voorbeeld van zo’n strategisch doel is het verduurzamen van de drinkwaterstructuur bij een waterleidingbedrijf. Of een vastgoedorganisatie, die al haar panden wil gaan verduurzamen. Het gaat bij portfoliomanagement dus niet om het runnen van de operatie, maar om een verandering op de lange termijn.

Het samenstellen van een portfolio

Het samenstellen van een portfolio begint met het inventariseren van de huidige situatie door de lopende en geplande projecten in kaart te brengen. Vervolgens plaats je deze projecten in categorieën om een helder overzicht te krijgen. Daarna wordt er gekeken hoe de projecten bijdragen aan de strategische doelstellingen en worden prioriteiten gesteld. Je bepaalt welke investeringen nodig zijn voor een succesvolle uitvoering, wat de verwachte opbrengsten zijn en welke risico’s moeten worden meegewogen. Ook organisatiewaarden spelen een rol, omdat er rekening wordt gehouden met de prioriteiten van de organisatie. Vervolgens weeg je de projecten tegen elkaar af, waarbij de meest kansrijke en impactvolle initiatieven prioriteit krijgen. Op deze manier worden resources en middelen optimaal ingezet. Geografie kan eveneens een rol spelen bij de prioritering. Binnen een landelijk opererende organisatie kan het bijvoorbeeld relevant zijn als blijkt dat alle projecten in Noord-Nederland plaatsvinden. In dat geval krijgen projecten op andere locaties mogelijk toch een hogere prioriteit. Uiteindelijk wordt het portfolio goedgekeurd en start de uitvoering en monitoring. Dit leidt tot een cyclisch proces van evalueren, bijsturen en op vastgestelde momenten bijstellen van het portfolio.

In ons volgende artikel lees je meer over de implementatie van portfoliomanagement en de veranderingen die dit met zich meebrengt.