Portfoliomanagement: wat is het en waarom is het belangrijk?

In ons vorige artikel bespraken we de verschillen tussen de begrippen project, programma en portfolio. In dit artikel zoomen we verder in op portfoliomanagement: wat is het en hoe helpt het organisaties bij het bereiken van hun doelen?

De juiste dingen doen

Een portfolio is een verzameling van alle programma’s en projecten in een organisatie, die bijdragen aan de strategische doelstellingen. In tegenstelling tot een project of programma is portfoliomanagement een continu proces, gericht op de lange termijn. In sommige organisaties staat portfoliomanagement nog in de kinderschoenen. We zien dan dat een organisatie projecten uitvoert omdat daar op dat moment de meeste mensen beschikbaar zijn. Of ze pakken veel projecten tegelijk aan, zonder heldere focus of prioritering. Bij portfoliomanagement maak je strategische keuzes in je investeringen en aligneer je de projecten met de strategie. Zo weet je zeker dat de organisatie de juiste dingen doet om de doelen te bereiken.

Processen binnen portfoliomanagement

Voor de uitvoering van portfoliomanagement zijn bepaalde processen nodig. Bijvoorbeeld het inrichten van de governance op diverse niveaus, zoals een stuurgroep, een portfolioboard en de raad van bestuur. Dit geldt ook voor rapportage. Het is van belang dat je op een uniforme manier rapporteert vanuit alle projecten over de onderwerpen die op portfolioniveau nodig zijn. Dit moet gebeuren op het juiste detailniveau en op een transparante wijze, zodat er één betrouwbare versie van de waarheid ontstaat. Dit vergt een goede samenwerking tussen teams en afdelingen, die ervoor zorgen dat alle projecten op dezelfde manier in het portfolio komen te staan.

Veranderingen voor effectieve implementatie

De implementatie van portfoliomanagement brengt meestal verandering in de manier van werken met zich mee. Soms zijn de processen op orde maar volgen medewerkers ze niet. Een andere keer loopt alles goed, maar legt niemand iets vast. Ook nieuwe tooling kan bijdragen aan succesvol portfoliomanagement, zolang het ondersteunend is aan de processen en niet andersom. De grootste uitdaging ligt op het gebied van gedragsverandering, die nodig is om portfoliomanagement te kunnen implementeren. Hierbij is commitment van het management cruciaal, omdat zij de organisatie kunnen motiveren om te veranderen. Transparante besluitvorming is hierbij belangrijk, net als aandacht voor de operatie, die niet opgezadeld moet worden met onnodig extra werk.

Voordelen portfoliomanagement

Met portfoliomanagement zorg je dat de organisatie aan de slag gaat met de juiste dingen. De organisatie is goed ingericht en het is voor iedereen duidelijk waarom je iets doet. Door inzicht in de lopende projecten en in hun bijdrage aan de doelstellingen, kun je optimaal inspelen op veranderingen en keuzes maken in het toevoegen, stopzetten of aanpassen van projecten. Portfoliomanagement draagt dus niet alleen bij aan het behalen van doelen, maar zorgt ook voor een wendbare, flexibele organisatie die eenvoudig inspringt op veranderingen.

In ons volgende artikel lees je hoe Primaned Projectadvies organisaties helpt op het gebied van portfoliomanagement.