Methodologie en technieken binnen forensic scheduling
Met forensic scheduling onderzoek je waar vertragingen en verstoringen in een project vandaan komen. Wie of wat heeft ervoor gezorgd dat het niet volgens plan liep, wat is de oorzaak en met welke gevolgen? Die informatie is heel belangrijk om te bepalen wie verantwoordelijk is en wie dus de rekening krijgt. In dit artikel duiken we dieper in de verschillende methoden binnen deze techniek. Ook ontdek je waarom goede data en heldere documentatie onmisbaar zijn.
Methoden voor het analyseren van vertragingen en verstoringen
Om een effectieve analyse van een project te kunnen uitvoeren is een betrouwbare planning cruciaal. Daarom is het belangrijk om eerst een kwaliteitsmeting van de planning, de onderbouwing en de planner uit te voeren. Je gaat na of de planning een solide basis vormt voor het onderzoek en je kijkt of de planning voldoet aan de contracteisen. Welke analysemethode van toepassing is, hangt af van de situatie. Bij de analyse van het kritieke pad gaat het om de opleverdatum van een project en de verschillen tussen de origineel afgesproken en actueel gerealiseerde planning. Zo ontstaat inzicht in vertragingen die de planning direct hebben beïnvloed. Een andere methode is de evaluatie van de projectintensiteit. Dan gaat het om de hoeveelheid werk die binnen een bepaalde periode is uitgevoerd. Als dit aanzienlijk meer werk is dan oorspronkelijk gepland, of als het werk sterk verstoord is uitgevoerd, kan dit leiden tot hogere kosten. Bijvoorbeeld door stilstand, de inzet van extra personeel of verricht werk tijdens dure vakantieperiodes.
Concurrent delay
Bij concurrent delay is er sprake van gelijktijdig optredende vertragingen. Het is dan vaak een uitdaging om te bepalen welke vertraging de grootste en bepalende impact heeft gehad op de planning. Grotere vertragingen leiden vaak tot aanpassingen bij andere projectonderdelen, waardoor kleinere vertragingen ontstaan. Hierdoor is het soms lastig om de exacte schuldvraag te bepalen. In veel gevallen verdelen de betrokken partijen de aansprakelijkheid uiteindelijk op basis van percentages, om vervolgens de kosten evenredig te verdelen. Ook hier vormt de planningsanalyse de basis.
De cruciale rol van data en documentatie
Voor een objectieve forensische analyse zijn gedetailleerde data en documentatie cruciaal. Zonder deze gegevens wordt het moeilijk om vertragingen nauwkeurig vast te stellen. Belangrijke documenten en informatiebronnen zijn bijvoorbeeld:
- Voortgangsrapportages: hierin staan essentiële wijzigingen, de oorsprong van vertragingen in de tijd.
- Baselineplanning: de referentie voor het meten van de voortgang van het project en het vastleggen van wijzigingen
- Contractdocumentatie: hierin staan statusopnames en afwijkingen ter onderbouwing van claims.
- Brieven, e-mails en verslagen: alle documenten met tijdsafhankelijke informatie die bijdragen aan de reconstructie van gebeurtenissen.
Deze documenten moet je gedurende het project nauwkeurig bijhouden en bewaren. Soms wordt een oude planning vervangen door een nieuwe en vervolgens weggegooid. Zo kunnen relevante gegevens verloren gaan en wordt het lastig om een reconstructie te maken. Dit bemoeilijkt een goed vergelijk.
Ontbrekende of onbetrouwbare projectgegevens
Soms is direct bewijs, zoals bijvoorbeeld een voortgangsrapportage, niet beschikbaar. Probeer dan op andere manieren bewijs te verzamelen. Hieronder vind je een paar voorbeelden:
- Maak een schatting van de ontbrekende gegevens door omliggende perioden te analyseren en gebruik gemiddelden.
- Analyseer onderliggende data om ontbrekende rapportages te reconstrueren.
- Vraag ontbrekende informatie op bij mensen die betrokken zijn bij het project. Subjectiviteit vormt hierbij wel een risico.
Hoe dan ook, het ontbreken van direct bewijs maakt de bewijslast minder sterk en kan leiden tot interpretatieverschillen. Daarom is het belangrijk om het reconstrueren van gegevens op een zo objectief mogelijke manier te doen. Zo kun je vertragingsoorzaken nauwkeurig vaststellen en eerlijk toerekenen aan de betrokken partijen.
