De juridische en contractuele kant van Forensic Scheduling
Forensic scheduling speelt een cruciale rol bij het onderbouwen van claims en geschillen binnen projecten. Door een nauwkeurige reconstructie van gebeurtenissen tijdens het project kun je de oorzaken van vertragingen achterhalen en claims stevig onderbouwen. Waar moet je op letten?
Forensic scheduling bij claims en geschillen
Juristen beschouwen de planning als een visuele weergave van het contract in de tijd. Een goed geborgde planning en een nauwkeurig gevolgde tijdslijn bieden een solide basis om contractuele artikelen te onderbouwen. De hoeveelheid data die is bijgehouden laat zien hoe goed het project is bewaakt en verhoogt de juridische en contractuele bewijskracht. Bovendien is de planning vaak een integraal onderdeel van het contract, waardoor het als contractdocument fungeert. Door een duidelijke tijdlijn van gebeurtenissen te presenteren, kunnen partijen aantonen of zij recht hebben op extra tijd of compensatie. In contracten staan vaak bepalingen over de gevolgen van tijdsvertragingen. Bijvoorbeeld over hoe partijen met vertragingen moeten omgaan en welke rechten en verplichtingen ze hebben. Deze contractuele afspraken vormen de basis voor het bepalen van aansprakelijkheid en schadevergoedingen bij projectvertragingen.
Het vaststellen van schadevergoedingen
Voor het bepalen van de hoogte van een schadevergoeding is een zorgvuldige onderbouwing nodig. Dit gebeurt door het totale bedrag op te splitsen in kleinere segmenten, waarbij elk segment een gedetailleerde onderbouwing vereist. Delay analyses spelen hierbij een essentiële rol, omdat veel vertragingen gepaard gaan met tijdsgebonden kosten. Deze kosten zijn af te leiden uit de planning, voortgangsrapportages en andere relevante documentatie over projectgebeurtenissen.
Compensabele, verrekenbare en niet-verrekenbare vertragingen
Binnen forensic scheduling onderscheiden we drie typen vertragingen:
- Verrekenbare vertragingen. Dit zijn vertragingen die niet direct aan een partij kan toe te schrijven zijn. Een voorbeeld is een stroomstoring door een externe leverancier. In zulke gevallen kan de aannemer een claim indienen bij de opdrachtgever.
- Niet-verrekenbare vertragingen. Deze vertragingen zijn te wijten aan de aannemer en geven hem geen recht op compensatie.
- Compensabele vertragingen. Hierbij heeft de aannemer recht op compensatie in de vorm van extra tijd of geld.
Contractmodellen voor forensische planning
Er bestaan verschillende contractmodellen met richtlijnen voor forensic scheduling. Twee veelvoorkomende zijn de FIDIC (Fédération Internationale Des Ingénieurs-Conseils) en de UAV-GC (Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen). Het internationale contract FIDIC beschrijft specifiek hoe en binnen welke termijn je afwijkingen op het contract moet melden en welke onderbouwing daarvoor nodig is. De UAV-GC is de meest gebruikte contractvorm in Nederland voor grote projecten. Hoewel dit contract niet gedetailleerd voorschrijft hoe de planning eruit moet zien of welke stukken van belang zijn, biedt het wel richtlijnen voor het verrekenen van vertragingen binnen een project.
Zo voorkom je gedoe over vertragingen en kosten
Niemand zit te wachten op discussies over vertragingen en schadevergoedingen. Helemaal vermijden is lastig, maar je kunt wél een paar slimme stappen zetten om de kans op gedoe te minimaliseren. Check deze tips:
- Zorg voor een kwalitatief goede planning en laat deze accepteren door de belangrijkste stakeholders als basis voor het project.
- Houd de planning up-to-date en leg alle wijzigingen goed vast (wie/wanneer/wat/waarom).
- Blijf in contact met vertrekkende teamleden, zodat je bij vragen niet met lege handen staat.
- Zorg voor duidelijke, traceerbare documentatie, zodat het makkelijker is om de echte schade te bepalen.
- Maak een helder onderscheid tussen tijd- en geldafwijkingen en betrek financieel experts waar nodig.
- Wees open naar forensische experts over wat er écht is gebeurd in het project.
Volg deze richtlijnen om beter voorbereid te zijn op claims en geschillen en om de kans op juridische ellende te verkleinen.
