Zo zet je een effectieve risicoanalyse op voor projecten

Een risicoanalyse is een belangrijk instrument om de haalbaarheid van een project te beoordelen. Het stelt je in staat potentiële risico’s te identificeren, te evalueren en maatregelen te bedenken om deze risico’s te beheersen. Hieronder lees je wat een risicoanalyse inhoudt en hoe deze tot stand komt.

Planning op orde

Voor het maken van een betrouwbare risicoanalyse moet de planning op orde zijn. Hiervoor bestaan diverse softwaretools, waaronder Primavera of MS Projects. De planning moet voldoen aan een aantal eisen: zo mogen er niet teveel constraints en lange activiteiten in staan en er moet sprake zijn van een gesloten netwerk. Aan de hand van de Schedule DCMA check wordt getoetst of de planning voldoet aan alle eisen.

Het risicoregister

Alle projectrisico’s komen in het risicoregister. Hierin staat ook informatie over de kans van optreden van de risico’s, hoeveel invloed ze hebben op de planning en welke beheersmaatregelen er zijn. Het is belangrijk dat opdrachtnemer en opdrachtgever een gezamenlijk gedragen beeld hebben van wie voor welk risico verantwoordelijk is en wie welke beheersmaatregel gaat uitvoeren.

Het maken van de analyse

Het maken van een risicoanalyse gebeurt in tools zoals Oracle Primavera Risk Analysis (OPRA) of Saffran Risk. De planner of risicomanager importeert het risicoregister en de planning in één van de genoemde tools. Aanvullend nemen ze normale onzekerheden mee en bepalen ze de bijbehorende bandbreedte(s). Tot slot volgt het eigenlijke rekenwerk en een rapportage over de uitkomsten. De resultaten komen in een tornadografiek om de toprisico’s te visualiseren.

Probabilistisch plannen

Een deterministische planning houdt geen rekening met onzekerheden en risico’s. De planning geeft weer hoe het project uitgevoerd gaat worden. In de planning bevindt zich het kritieke pad en wordt duidelijk wanneer de oplevering, zonder optreden van risico’s, plaatsvindt. Door de planning en het risicoregister aan elkaar te koppelen en te onderwerpen aan een kansberekening (Monte Carlo-simulatie), ontstaat een probabilistische planning. Hiervoor worden de risico’s toegewezen aan de activiteiten waarop het desbetreffende risico invloed heeft. Bijvoorbeeld op de ontwerpactiviteiten, de vergunningen of de werkzaamheden tijdens het bouwproces. De uitkomst van de Monte Carlo-simulatie geeft de haalbaarheid van het project weer in een Gauss-kromme. Op de meeste projecten werkt men met een P85-waarde. Dit wil zeggen dat, gegeven de planning en de risico’s die je eraan hangt, er 85 procent zekerheid is dat het project voor die datum afgerond is. Het is belangrijk de analyse periodiek uit te voeren, omdat planning en risico’s kunnen veranderen tijdens het project.

Altijd een actueel risicoprofiel

Tijdens het project kunnen risico’s groter of kleiner worden, of helemaal wegvallen. Ook ontstaan er mogelijk nieuwe risico’s. Daarom zorgt de risicomanager samen met de betrokken partijen voor een periodieke actualisatie van het register. Hetzelfde geldt voor de risicoanalyse, die meestal maandelijks of per kwartaal wordt uitgevoerd. Zo is er altijd een actueel risicoprofiel beschikbaar om te delen en te bespreken met de betrokken partijen.